AKTUALNOŚCI

ZAPYTANIE OFERTOWE  /10/2011

ZAPYTANIE OFERTOWE

SPOSÓB WYBORU DOSTAWCY: PORÓWNANIE OFERT

W związku z realizacją projektu "Wdrożenie nowego systemu informatycznego zintegrowanego z platformą B2B w firmie Mavilex podstawą automatyzacji wymiany informacji z systemami informatycznymi Partnerów biznesowych" współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej oraz budżetu Państwa w ramach działania 8.2 „Wspieranie   wdrożenia   elektronicznego   biznesu   typu   B2B” Programu  Operacyjnego  Innowacyjna  Gospodarka,  PPH „Mavilex” Małgorzata Lubera zaprasza do składania ofert w ramach realizacji II etapu projektu pn. „Przygotowanie i wdrożenie oprogramowania”.

Skrócony opis projektu:

Projekt polega na stworzeniu wspólnego z Partnerami biznesowymi firmy Mavilex systemu B2B umożliwiającego koordynację współpracy gospodarczej w formie elektronicznej. Partnerami w projekcie będzie firma HSL Verpackungen GmbH z Niemiec (HSL) oraz firma Wytwórnia Opakowań Kartonowych Stefania Wiśniewska z Brodnicy (WOK).

W tym celu jest przeprowadzona inwestycja, która jest związana z wdrożeniem nowego, innowacyjnego systemu informatycznego zintegrowanego z platformą B2B w firmie Mavilex. W ramach projektu system ten zostanie zintegrowany z systemami informatycznymi w/w Partnerów biznesowych poprzez w/w platformę B2B. Integracja systemów Partnerów umożliwi automatyzację wymiany informacji niezbędnych do profesjonalnej realizacji, prowadzonych przez te firmy z Mavilexem, procesów biznesowych związanych z pozyskiwaniem i realizacją zamówień.

Realizacja projektu przebiega w ramach 2 etapów. I Etap został zakończony i polegał na zakupie sprzętu komputerowego i elektronicznego wraz z ich konfiguracją oraz stworzeniu sieci strukturalnej, czyli elementów niezbędnych do realizacji II Etap opisanego w niniejszym zapytaniu ofertowym.

Podstawowe procesy biznesowe planowane do realizacji z w/w Partnerami przy wykorzystaniu nowego systemu informatycznego i platformy B2B:

1) Procesy biznesowe obecnie realizowane z firmą HSL:

- Proces ofertowania oraz przyjmowania i realizacji zleceń

- Proces sprzedaży

- Proces zarządzania rozliczeniami

Współpraca z tą firmą ma charakter współpracy stałej i strategicznej w przypadku sprzedaży zagranicznej. Firma HSL jest odpowiedzialna za pozyskiwanie zleceń dla naszej firmy i ich obsługę oraz rozliczenia na rynkach zagranicznych. Firma ta działając w imieniu Mavilexu pozyskuje zlecenia oraz zajmuje się ich bieżącą obsługą (ustalanie parametrów technicznych produktów, ich ilości, terminów dostaw, opakowań, oznaczeń, warunków sprzedaży oraz monitorowanie płatności za dostawy) oraz rozliczeniem w ścisłej kooperacji z naszą firmą. Firmie tej udzielamy wszelkich niezbędnych informacji związanych z prawidłową realizacją powierzonych jej zadań.

2) Procesy biznesowe obecnie realizowane z firmą WOK:

1. Proces ofertowania oraz przyjmowania i realizacji zleceń

2. Proces zarządzania zaopatrzeniem

3. Proces zarządzania rozliczeniami

Współpracę z tą firmą prowadzimy od wielu lat i ma ona charakter współpracy stałej. Produkcja każdego rodzaju produkowanych przez nas worków foliowych wymaga wykorzystania opakowań zbiorczych, którymi są kartony dostarczane przez tego dostawcę. Firma WOK realizuje niezbędne dostawy odpowiednio przygotowanych opakowań dla poszczególnych zleceń (nadruki, oznaczenia, rozmiary i kształty ustalone dla każdego zlecenia), które są nieodłącznym elementem naszych produktów. WOK realizuje dużą część zapotrzebowania na opakowania kartonowe naszej firmy.

Szczegółowy opis przedmiotu zapytania ofertowego:

1) Planowany zakup: Pakiet oprogramowania (działającego w oparciu o bazę danych MS SQL Server) obsługującego w/w procesy biznesowe realizowane wspólnie z Partnerami biznesowymi w firmie Mavilex (w ramach projektu planowany jest zakup: 13 licencji "administracyjnych" umożliwiających korzystanie z systemu na poszczególnych stanowiskach, które będą obsługiwały nowy system informatyczny i procesy biznesowe realizowane z Partnerami, 9 licencji obsługujących proces zamówień, 5 licencji obsługujących proces sprzedaży, 5 licencji obsługujących procesy rozliczeń i realizacji zamówień (księgowość), 4 licencje obsługujące proces obsługi planowania i realizacji zamówień (produkcja), 1 licencja obsługująca proces transakcji zagranicznych, 1 licencja na tzw. interfejs programistyczny umożliwiający obsługę techniczną systemu).        

Uzasadnienie: Pakiet oprogramowania jest niezbędny do wdrożenia nowego systemu informatycznego będącego podstawą realizacji i usprawnienia wszystkich procesów biznesowych realizowanych z Partnerami biznesowymi (Proces ofertowania oraz przyjmowania i realizacji zleceń, Proces sprzedaży, Proces zarządzania zaopatrzeniem, Proces zarządzania rozliczeniami). Liczba poszczególnych licencji wynika z zadań poszczególnych pracowników związanych z obsługą realizowanych procesów biznesowych z Partnerami.

2) Planowany zakup: 2 licencje Windows Server        

Uzasadnienie: System operacyjny, jest niezbędny do zainstalowania i uruchomienia planowanego do zakupu oprogramowania oraz uruchomienia usług serwerowych. Nowy system informatyczny wraz ze zintegrowaną platform B2B Mavilexu pracować będzie na dwóch serwerach (Mavilex rozdziela serwer bazy danych od serwera usług terminalowych i wymiany danych ze względu na bezpieczeństwo). Na jednym z nich będzie m.in. zainstalowany MS SQL Server na drugim oprogramowanie świadczące usługi terminalowe i wymiany danych. Ilość licencji wynika z planowanego wykorzystania 2 serwerów do obsługi systemu zintegrowanego z platformą B2B.

3) Planowany zakup: 25 licencji Windows Server CAL        

Uzasadnienie: Licencje dostępowe do usług serwera dla pracowników Mavilex. Ilość licencji wynika z ilości planowanych do uruchomienia stacji roboczych w ramach nowego systemu informatycznego w Mavilexie.

4) Planowany zakup: 5 licencji WinRmtDsktpSrvcsCAL

Uzasadnienie: Licencje zdalnego dostępu do systemu informatycznego (usług serwera) dla pracowników Mavilex, których dostęp do systemu jest istotny niezależnie od miejsca przebywania (osoby decyzyjne odpowiedzialne za procesy biznesowe realizowane z Partnerami).

5) Planowany zakup: 1 licencja SQL Server

Uzasadnienie: Serwer bazy danych, niezbędny by zainstalować i uruchomić aplikacje nowego systemu informatycznego, aplikacje terminali mobilnych oraz platformę B2B (EDI).        

6) Planowany zakup: 25 licencji SQL CAL        

Uzasadnienie: Licencje dostępowe do serwera bazy danych. Ilość licencji wynika z ilości planowanych do uruchomienia stacji roboczych w ramach nowego systemu informatycznego w Mavilexie.        

7) Planowany zakup: 5 Licencji oprogramowania klasy WMS (Warehouse Management System) do 5 terminali mobilnych (ręczne czytniki kodów kreskowych) oraz 1 licencja oprogramowania działająca na serwerze.

Uzasadnienie: Oprogramowanie niezbędne do integracji terminali mobilnych z nowym systemem informatycznym. Aplikacja będzie m.in. generowała i przyjmowała kody kreskowe. Aplikacja niezbędna do wprowadzania w efektywny sposób do systemu informatycznego danych umożliwiających w czasie rzeczywistym określić stopień zaawansowania realizacji zleceń oraz wysyłek cząstkowych zamówionych produktów (np. realizacja poszczególnych zleceń może trwać kilka miesięcy a Partner firma HSL musi informować klientów o stanie zaawansowania realizacji zlecenia i wysyłkach cząstkowych. Firma WOK będzie mogła precyzyjnie określić daty dostaw opakowań do określonych partii produktów w ramach poszczególnych zleceń) oraz do ustalenia wzajemnych rozliczeń (np. rejestracja dostaw z WOK, prowizja HSL na podstawie informacji o wysyłkach). Wykorzystanie w/w oprogramowania umożliwi stały dostęp do informacji niezbędnych do usprawnienia części procesów realizowanych z Partnerami. Oprogramowanie to ma być oprogramowaniem dedykowanym dla firmy Mavilex, uwzględniającym potrzeby informacyjne wszystkich Partnerów projektu.

8) Planowany zakup: 13 licencji oprogramowania klasy WMS do 13 zestawów komputerowych z dotykowym ekranem typu all in one.

Uzasadnienie:        Oprogramowanie niezbędne do integracji w/w zestawów komputerowych z nowym systemem informatycznym. Uzasadnienie wykorzystania tego typu oprogramowania jest tożsame z uzasadnieniem wykorzystania oprogramowania powyżej - 5 Licencji oprogramowania klasy WMS do 5 terminali mobilnych. Zasadniczą różnicą pomiędzy oprogramowaniem terminali mobilnych a omawianym oprogramowaniem będzie możliwość pracy z wykorzystaniem monitorów dotykowych. System klasy WMS musi zostać zintegrowany z wdrażanym systemem informatycznym i obsługiwane procesy biznesowe przez WMS muszą być zgodne z profilem produkcji firmy Mavilex. Wycena systemu powinna przewidzieć również wprowadzenie zmian programistycznych (nowe funkcje).

9) Planowany zakup: 1 licencja oprogramowania o roboczej nazwie "Platforma EDI" (serwer wymiany danych)

Uzasadnienie: Oprogramowanie stanowiące zasadniczą część planowanej do stworzenia platformy B2B. Umożliwi ono wymianę dokumentów między Partnerami projektu w standardzie EDIFACT. Wykorzystanie jej spowoduje możliwość połączenia systemów Partnerów projektu. M.in. będzie ona sprawdzała poprawność dokumentów oraz nadzorowała ich przepływ przy wykorzystaniu nr GLN. Oprogramowanie to będzie oprogramowaniem autorskim dedykowanym firmie Mavilex i jej potrzebom w kontekście zautomatyzowanej wymiany danych z Partnerami biznesowymi i branży w której działa. Na koszt budowy systemu poza pracami programistycznymi składają się koszty tłumaczenia systemu na język angielski oraz implementację obsługi ustawień regionalnych obowiązujących w innych krajach. Jako, ze system jest dedykowany dla firmy MAVILEX, w koszt jego produkcji wliczone powinno być testowanie oraz modyfikacje działającego systemu.

10) Planowany zakup: 1 licencja oprogramowania o roboczej nazwie "EDI Connector"        

Uzasadnienie: oprogramowanie, którego zadaniem jest integracja nowego systemu informatycznego wdrożonego w firmie z w/w "Platformą EDI". Umożliwi ono podłączenie tego systemu do Platformy EDI w celu wymiany generowanych przez system dokumentów pomiędzy Partnerami projektu w standardzie EDIFACT. Oprogramowanie to będzie oprogramowaniem autorskim dedykowanym firmie Mavilex przygotowanym w dwóch wersjach językowych.

11) Planowany zakup: Wdrożenie nowego systemu informatycznego wraz z aplikacjami obsługującymi zdalny dostęp do systemu oraz platformy B2B wykorzystującej EDI.        

Uzasadnienie: Usługa będzie obejmowała wszelkie działania instalacyjne i wdrożeniowe niezbędne do właściwego funkcjonowania nowego systemu informatycznego wraz z platformą zautomatyzowanej wymiany informacji pomiędzy Partnerami zgodnie z opisem umieszczonym w niniejszej dokumentacji m.in.: instalację oraz konfigurację techniczną zakupionego w ramach projektu oprogramowania (nowy system informatyczny, aplikacje na terminale mobilne oraz stanowiska związane z kompletacją danych na stanowiskach produkcyjnych, aplikacje związane z utworzeniem oraz poprawnym funkcjonowaniem platformy B2B pod kątem usprawnienia w/w wszystkich procesów biznesowych) oraz w wymaganych sytuacjach środków trwałych, instalację i konfigurację funkcjonalną zakupionego oprogramowania na wszystkich stanowiskach zgodnie z koncepcją funkcjonalną, integrację systemu z technologią EDI, testy poprawności funkcjonowania całego nowego systemu i niezbędne korekty.

Tryb udzielenia zamówienia oraz opis kryteriów oraz sposobu oceny ofert

1. Porównanie ofert i wybór z zachowaniem zasad przejrzystości.

2. Zamówienie powyżej 14 tys. euro netto będzie udzielone zgodnie z zasadą konkurencyjności i nie podlega przepisom ustawy Prawo Zamówień Publicznych.

3. Zamówienie zostanie udzielone na podstawie obiektywnych kryteriów, zapewniających zgodność z zasadami przejrzystości, niedyskryminacji, równego traktowania oraz gwarantujących, że oferty zostaną ocenione  w  warunkach  konkurencji.

4. Do oceny i wyboru zostaną dopuszczone tylko oferty zawierające wszystkie wyszczególnione pozycje w niniejszym zapytaniu ofertowym.

5. Kryterium wyboru jest najniższa cena. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, który zaoferuje najniższą cenę.

6. Zamawiający  niezwłocznie  po  wyborze  oferty  wskaże  termin  i  miejsce  podpisania umowy Wykonawcy, którego oferta została wybrana.      

7. Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty zostanie umieszczona na tablicy informacyjnej w  siedzibie PPH Mavilex Małgorzata Lubera.

Termin wykonania przedmiotu zapytania ofertowego

Przedmiot zamówienia będzie realizowany od dnia podpisania Umowy do dnia 25.03.2012r.

Opis sposobu przygotowania oferty

1. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim, na maszynie do pisania, komputerze lub  inną  trwałą,  czytelną  techniką. Wszystkie kartki oferty powinny być ponumerowane a oferta podpisana przez osobę reprezentującą Wykonawcę.

2. Wykonawcy ponoszą wszelkie koszty własne związane z przygotowaniem i złożeniem Oferty.

3. Oferta powinna zawierać oświadczenie Wykonawcy, że jest związany Ofertą przez okres 60 dni od dnia złożenia oferty.

4. Do przygotowania oferty Wykonawca-Oferent może wykorzystać formularz ofertowy – wg Załącznika nr 1 do niniejszej Zapytania

Miejsce termin oraz sposób składania ofert: 

1. Oferty należy składać w nieprzekraczalnym terminie do 15.11.2011 roku do godziny

15:00.

2. Ofertę wraz załącznikami należy dostarczyć do siedziby Spółki pod adresem: PPH „Mavilex” Małgorzata Lubera, ul. Kętrzyńskiego 45/47, 87-200 Wąbrzeźno

Osoba uprawniona do kontaktu z oferentami i udzielania szczegółowych informacji na temat niniejszego zapytania ofertowego: Waldemar Lubera (tel. +48 693 341 800)

Zastrzeżenia:

Niniejsze  zapytanie  ofertowe  nie  zobowiązuje  PPH „Mavilex” Małgorzata Lubera do żadnego określonego działania.  

1. Wydanie niniejszego zapytania ofertowego nie zobowiązuje PPH „Mavilex” Małgorzata Lubera do akceptacji oferty, w całości lub części i nie zobowiązuje PPH „Mavilex” Małgorzata Lubera do składania wyjaśnień czy powodów akceptacji lub odrzucenia oferty.  

2. PPH „Mavilex” Małgorzata Lubera  nie może być pociągana do odpowiedzialności za jakiekolwiek koszty czy  wydatki    poniesione    przez    oferentów    w    związku    z przygotowaniem i dostarczeniem oferty.

 3. PPH „Mavilex” Małgorzata Lubera  zastrzega  sobie  prawo  w  każdej  chwili  do  zmian całości lub części zapytania ofertowego.

Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego

Okres związania ofertą: 60 dni

ZAPYTANIE OFERTOWE 06/2011

Szczegółowy opis przedmiotu zapytania ofertowego:

Tryb udzielenia zamówienia oraz opis kryteriów oraz sposobu oceny ofert

Termin wykonania przedmiotu zapytania ofertowego

Opis sposobu przygotowania oferty

Miejsce termin oraz sposób składania ofert:

Zastrzeżenia:

Załącznik do oferty – wyszczególnienie głównych pozycji zamówienia wraz z ceną